Kreditorenbuchhalter (m/w/d)

Wer wir sind

Helsing ist ein Unternehmen im Bereich der Verteidigungs-KI. Unsere Mission ist es, unsere Demokratien zu schützen. Wir streben technologische Führungsrolle an, damit offene Gesellschaften weiterhin souveräne Entscheidungen treffen und ihre ethischen Standards selbst bestimmen können.

Als Demokratien sehen wir uns in der besonderen Verantwortung, die Entwicklung und den Einsatz leistungsfähiger Technologien wie KI sorgfältig zu prüfen. Diese Verantwortung nehmen wir sehr ernst.

Wir sind ein ambitioniertes und engagiertes Team aus Ingenieuren, KI-Spezialisten und kundenorientierten Programmmanagern. Wir suchen Menschen, die sich für unsere Mission begeistern, um unsere europäischen Teams zu verstärken – und ihre Fähigkeiten zur Lösung der komplexesten und folgenreichsten Probleme einzusetzen. Wir pflegen eine offene und transparente Kultur, die konstruktive Debatten über den Einsatz von Technologie im Verteidigungsbereich, ihre Vorteile und ihre ethischen Implikationen ausdrücklich begrüßt.

Die Position

Als Kreditorenbuchhalter (m/w/d) bist für unseren Procure-to-Pay-Prozess verantwortlich und übernimmst die fachliche Leitung unseres Kreditorenteams. Neben dem klassischen P2P-Prozess gehört auch das Spesenmanagement (Reise- und Auslagen) zum Aufgabenbereich. Du stellst sicher, dass eingehende Rechnungen und Spesen effizient, korrekt und fristgerecht geprüft, kontiert und bezahlt werden. In dieser Rolle bist du nicht nur zentraler Ansprechpartner für unsere Lieferanten und internen Abteilungen, sondern treibst auch die Digitalisierung und Automatisierung unserer Rechnungsbearbeitungsprozesse voran. Darüber hinaus unterstützt du maßgeblich den Aufbau eines vertikalen Service-Admin-Teams, das standortunabhängig arbeitet und Dienstleistungen erbringt. Du sorgst für reibungslose Abläufe, behältst stets unsere internen Richtlinien (Compliance) im Blick, unterstützt deren kontinuierliche Optimierung und leistest einen wesentlichen Beitrag zu einem sauberen Monats- und Jahresabschluss.

Die täglichen Aufgaben

Unterstützung und Weiterentwicklung des standortübergreifenden Teams für die Kreditorenbuchhaltung

Verantwortung für den gesamten Workflow der eingehenden Rechnungen – von der Dateneingabe und -prüfung bis hin zur Genehmigung und Zahlung – unter Gewährleistung von Genauigkeit, Pünktlichkeit und Einhaltung der internen Kontrollen in jeder Phase

Übernahme einer zentrale Rolle bei der Implementierung und Konfiguration des neuen AP-Workflow-Managementsystems von Helsing und Gestaltung der Arbeitsweise dieser Funktion für die kommenden Jahre

Planung und Durchführung regelmäßiger nationaler und internationaler Zahlungsläufe sowie Genehmigung dieser unter Berücksichtigung von Skontoterminen, Liquiditätszielen und den Anforderungen des Treasury

Qualitätmanagement der Lieferantenstammdaten und Kontaktperson für komplexe Anfragen von Lieferanten und internen Stakeholdern

Durchführung aller Abschlussarbeiten im Kreditorenbuchhaltungsbereich zum Monats- und Jahresende, einschließlich Kontenabstimmung, Rückstellungen und Abgrenzungen – und zwar innerhalb der vom gesamten Finanzteam vorgegebenen Fristen

Identifikation und Implementierung von Prozessverbesserungen im gesamten P2P- und Spesenmanagement-Zyklus, mit besonderem Fokus auf Automatisierung (z. B. OCR-Erkennung) und der Abschaffung papierbasierter Arbeitsabläufe

Sicherstellung der konsequente Einhaltung interner Compliance-Rahmenwerke (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Genehmigungsmatrix) und geltender Umsatzsteuervorschriften bei allen Aktivitäten im Kreditorenbuchhaltungsbereich

Unterstützung beim Aufbau eines standortunabhängigen Service- und Verwaltungsteams sowie Mitwirkung an der Konzeption skalierbarer Betriebsmodelle und gemeinsamer Servicestrukturen

Du solltest dich bewerben wenn du

Über fundierte Erfahrung im Bereich Kreditorenbuchhaltung verfügst und haben dort funktionale Führungsaufgaben übernommen hast

Über fundierte, praktische …